Gambaran Umum Kepanitiaan FK UNUD

Mungkin beberapa mahasiswa baru belum mengetahui bagaimana sistem kerja dari kepanitiaan-kepanitiaan di FK UNUD, begitu juga tugas dari masing-masing sie. Berikut kami berikan informasi menenai gambaran umum mengani tugas masing-masing sie dari kepanitiaan FK UNUD.

Ketua Panitia

1. Memimpin dan bertanggung jawab atas persiapan dan pelaksanaan kegiatan
2. Menyusun time table kegiatan bersama sekretaris
3. Mengadakan rapat koordinasi selama persiapan acara dengan panitia inti maupun seluruh panitia
4. Membagi, mengkoordinasikan, dan mengawasi pelaksanaan tugas kepanitiaan
5. Menyusun jadwal rapat koordinasi dan evaluasi
6. Selalu berkoordinasi dengan SC mengenai konsep acara
7. Menerima laboran kerja tiap sie dan membantu mencapai solusi terbaik pada setiap hambatan yang ditemui
8. Mengadakan rapat evaluasi setiap selesai acara

Wakil Ketua I dan II

1. Membantu tugas ketua
2. Selalu mendampingi ketua dan memberikan pertimbangan kepada ketua dalam pengambilan keputusan
3. Menggantikan tugas ketua apabila ketua berhalangan
4. Memberi saran, dan masukan tentang persiapan dan kelangsungan acara kepada ketua
5. Memberikan laporan tentang perkembangan tugas yang diberikan ketua
6. Membantu memecahkan masalah yang dihadapi KABID serta koor sie yang dibawahi

Sekretaris

1. Menyusun proposal kegiatan serta laporan pertanggungjawaban kegiatan bersama panitia inti lainnya
2. Mengetahui setiap surat keluar dan surat masuk untuk kepanitiaan
3. Menjadi notulen dalam setiap rapat
4. Membagikan kertas job list setiap rapat kepada setiap koordinator sie
5. Menyimpan arsip surat dan dokumen penting, khususnya arsip yang terkait dengan pembuatan LPJ kegiatan
6. Selalu koordinasi dengan sie kesekretariatan

Bendahara

1. Bertanggung jawab atas penggunaan kas
2. Menyusun proposal dana serta laporan pertanggungjawaban kegiatan bersama panitia inti lainnya
3. Bertanggung jawab atas penerimaan uang dari fakultas, sponsorship, sumbangan orangtua, uang bazaar, BEM, dan sumber uang lainnya
4. Menyusun anggaran dana riil bekerjasama dengan panitia inti lainnya
5. Menerima dan meminta semua bukti pengeluaran (nota/kuitansi) dari setiap koor sie
6. Mengetahui sisa saldo buku kas
7. Memberikan laporan kepada ketua dan wakil ketua mengenai sisa saldo buku kas setiap diperlukan
8. Setelah kegiatan berakhir, menyusun LPJ dana kegiatan bekerja sama dengan sekretaris

Sie Produksi

1. Membuat logo kegiatan
2. Membuat segala macam desain (pamphlet, baliho, baju, piagam), langsung cetak
3. Membuat video kegiatan
4. Kordinasi dengan perlengkapan dan dekorasi dalam pembuatan baliho

Dokumentasi

1. Mendokumentasikan segala macam kegiatan dari persiapan sampai pelaksanaan puncak
2. Koordinasi dengan produksi untuk pembuatan film dokumenter

7. Koordinasi dengan sie-sie yang lain
8. Koordinasi dengan panitia tahun lalu

Sie Penggalian Dana

9. Cari & kumpulkan dana sebanyak-banyaknya dari pihak sponsor, donatur dan bazzar
10. Mencari sumber dana baru
11. Koordinasi dengan bendahara

SIE ACARA

1. Mengatur pelaksanaan acara
2. Membuat rundown acara
3. Mengkoordinir masing-masing acara
4. Menyiapkan MC
5. Menyiapkan penerima tamu
6. Menghubungi pengisi acara
7. Mengkoordinir pengisi acara

SIE DEKORASI

1. Survey harga panggung dan kembang api
2. Mendekorasi panggung
3. Memikirkan konsep dekorasi
4. Koordinasi dengan perlengkapan dan produksi  dalam pembuatan baliho
5. Koordinasi dengan sie-sie yang lain terutama perlengkapan dan acara

 SIE PERLENGKAPAN

1. Koordinasi dengan sie acara
2. Menyiapkan alat-alat yang dibutuhkan oleh acara
3. Koordinasai dengan sie kesekretariatan untuk peminjaman ruangan, peminjaman alat ke bagian AVA
4. Membantu dekorasi dalam pembuatan panggung
5. Koordinasi dengan sie-sie yang lain

SIE KESEKRETARIATAN

1. Menyiapkan surat-surat
2. Memperbanyak surat & proposal
3. Membuap cap panitia, kertas kop
4. Mencatat surat masuk & surat keluar
5. Koordinasi dengan TU dan pihak-pihak administrasi FK UNUD
6. Koordinasi dengan sie produksi tentang piagam
7. Mencari tandatangan
8. Koordinasi dengan sekretaris, dan sie-sie yang lain

HUMAS

1. Mengirim surat-surat
2. Publikasi kegiatan
3. Koordinasi dengan sie-sie yang lain

SIE ROHANI

1. Siapkan sarana upakara dan segala persembahyangan
2. Mebanten keliling & ingat sembahyang di tempat-tempat tertentu
3. Koordinasi dengan  sie-sie yang lain

SIE KONSUMSI

1. Survey harga nasi, snack + air mineral
2. Koordinasi dengan penggalian dana
3. Data jumlah konsumsi yang diperlukan dan waktu disesuaikan
4. Data yang vegetarian
5. Koordinasi dengan sie-sie yang lain

SIE TRANSPORTASI

1. Siapkan kendaraan untuk tiap kegiatan
2. Utamakan transportasi yang sudah ada di masing-masing sie

SIE KEAMANAN

1. Menjaga keamanan kegiatan
2. Mengatur parkir
3. Koordinasi dengan pihak satpam
4. Atur parkir dan keamanan acara

SIE ILMIAH

1. Menyiapkan materi
2. Menghubungi pembicara
3. Menyusun soal